Dokumentumtár-SQL ELEKTRONIKUS DOKUMENTUM kezelő Rendszer

A dokumentum kezelő szoftver főbb tulajdonságai

• A dokumentumkezelés nagy hatékonysággal és biztonsággal  történik.
• Kezeli a felhasználói és csoport jogosultságokat.
• A dokumentum kezelő szoftver  nagy sebességgel teszi elérhetővé az állományokat.
• Bármilyen, az operációs rendszer által kezelt fájl tárolható.
• Rendelkezik önálló szkennelő és képnéző modullal, mely a jelenleg elterjedt valamennyi gyakori képformátumot kezeli.
• A dokumentumok csoportosíthatók, kivonatolhatók, kulcsszavak rendelhetők hozzájuk.
• A kivonatolást segíti a kulcskifejezések/mondatok/szövegek automatizált beillesztése.
• Többféle kereséssel (kulcsszóra, szövegrészre, azonosítóra, címre, stb.) visszakereshetők.
• Minden dokumentumhoz hozzárendelhető a jogosult felhasználók (kik nyithatják meg) köre (név szerint, és csoportként).
• Használata egyszerű, könnyen elsajátítható.
• Telepítése szintén rövid időt vesz igénybe, melyet a megrendeléstől számított egy héten belül teljesíteni tudunk.

 Dokumentumok kezelése

A dokumentumkelő szoftver fő moduljában áttekinthetők a tárolt dokumentumok, azok kivonata, a hozzáfűzött megjegyzések, valamint a jogosult felhasználók és a dokumentum csoportba sorolását megvalósító kulcsszavak.
A felső tallózóban láthatók a dokumentumok. A két jobb alsó tallózó az egyedi hozzáférést (Jogosult felhasználók) és a kulcsszavas keresést, csoportosítást (Kulcsszavak) támogatják.
A modulban megvalósítható a dokumentumok és adataik kezelése (megtekintés, új dokumentum hozzáadás, szerkesztés, törlés).

 A Másol gomb lemásolja az aktuális dokumentum adatait rekordot egy új adatlapra, melyet kiegészíthetünk és menthetünk (verziók egyszerűsített kezelése).

Adatlap

A dokumentum adatlapján megadhatók a dokumentumhoz kapcsolt adatok.

Az azonosítót a rendszer generálja.
A megnevezés a fájl tartalmát írhatja le. A létrehozó az a munkatárs lesz, aki a fájlt a dokumentumtárba helyezi.
A besorolás meghatározza kik azok, akik a dokumentumot megtekinthetik. (Felhasználói csoportok)
A kivonat a szöveg tartalmi kivonatát tárolhatja, a megjegyezés szabad megjegyzések hozzáfűzését teszi lehetővé.
Az adatsorhoz dokumentumot rendelni a Csatol nyomógombbal lehet.

Keresés

A dokumentum kezelő  szoftver többféle keresési funkcióval rendelkezik. Kereshetünk dokumentumokat azonosító, megnevezés, kulcsszó vagy szövegrész alapján.
A keresés eredménye a találati listában jelenik meg. A listában szereplő dokumentum a Mutat gombbal megnyitható.

A keresések fajtái

Azonosító szerint

Az első lapon azonosító szerint kereshetünk.

Megnevezés szerint

A megnevezés szerinti keresésnél a dokumentum megnevezését kell megadni. Nem szükséges a teljeset, a rendszer elölről kezdve hasonlítja a mintát a tárolt adatokhoz!

 Kulcsszavak szerint

A kulcsszavas keresésnél maximum három kulcsszót adhatunk meg, melyek logikai „és” kapcsolatban állnak egymással.
A rendszer azokat a dokumentumokat jeleníti meg, melyekben az adott kulcsszavak mindegyike előfordul.

 Szövegrész szerint (Kivonatos)

A kivonatos keresés szövegelő fordulásra keres a kivonatok szövegében. Itt is maximum három, „és” kapcsolatban álló szó, vagy szótöredék adható meg.

 Szkennelés

Amennyiben  egy dokumentumot be kell szkennelni, a rendszer ezt saját moduljával végzi.
A szkennelő modulban megadható melyik az aktív szkenner, valamint a célfájl neve, helye.

A szkennelés lehet egy vagy több lapos, és történhet egy vagy több fájlba. A műveletet a Beolvas nyomógombok valamelyikével lehet kezdeményezni.
A dokumentumkezelő program automatikusan beolvassa a dokumentumot, és megjeleníti a képernyőn. Amennyiben a formája megfelelő, a Tárolható gombbal helyezhető a dokumentumtárba.

Kulcskifejezések használata

A kulcsszavak mellett a dokumentum kezelő rendszer a kulcskifejezéseket is kezeli. Ezek olyan meghatározások, melyek komplexen jellemzik a dokumentumot. A Kivonatolás során az előre definiált kulcskifejezések az F2 gomb segítségével beszúrhatók a kivonat szövegébe.

Ezzel a módszerrel jelentősen egyszerűsödik a kivonatolás, és hatékonnyá válik a kivonatban történő keresés.